Наличие скрупулезно проработанного, грамотно составленного контракта и неукоснительное соблюдение вами всех его положений еще не служит, увы, в условиях российской реальности гарантией продуктивного сотрудничества с компанией, оказывающей услуги аутсорсинга бухгалтерии. Нельзя недооценивать влияние человеческого фактора, способного привести к возникновению серьезных проблем во взаимоотношениях. Чтобы минимизировать подобные риски, примите к сведению рекомендации компании «ГлавБухПлюс».
1. Доверие не отменяет контроль
Доверительные отношения с подрядчиком, который будет заниматься вашей финансовой документаций – обязательное условие партнерства. Но ошибочным станет безграничное доверие в деловых отношениях – серьезный бизнес требует детализации их параметров.
В официальном соглашении обычно не конкретизируют фамилии сотрудников, которым будет поручение ведение бухгалтерии клиента, с учетом того, что за месяцы или годы работы возможны замены. Но при наличии сомнений условием сотрудничества можно поставить ведение дел определенными специалистами с их обязательным перечислением в контракте.
Также важно в договоре детально прописать порядок и методику отчетности аутсорсера перед заказчиком и время от времени проверять соблюдение этого пункта. Клиент имеет полное право получать информацию о проводимых с его документацией операциях.
2. Степень ответственности закрепите в договоре
Своевременное и отвечающее требованиям нормативных актов выполнение договорных обязательств входит в зону безоговорочной ответственности исполнителя. Если контролирующими органами выявлены ошибки в расчетах, неточности в отчетах или опоздания с их подачей, иные нарушения – подрядчик должен не просто оперативно устранить обнаруженные недочеты, но и оплатить штрафы и пени.
В то же время обязанностью заказчика остается передача в оговоренные сроки и в требуемом виде комплекта документов, без которых не могут быть вовремя выполнены бухгалтерские проводки.
Как правило, зоны и уровень ответственности изначально согласовывают в устной форме, после чего все детали подробно прописывают в договоре, используя словесные формы, исключающие возможность двойной трактовки.
3. Придите к соглашению о сроках
В подготовленном к подписанию контракте следует предусмотреть и обозначить временные рамки всех аспектов сотрудничества:
- взаимной передачи документов;
- предоставления отчетов о выполненных работах;
- периодов или дат выездных проверок;
- регулярности личных встреч представителей заказчика и аутсорсера, проведения совещаний по конференц-связи и т.д.
Заранее спланированные и согласованные нюансы партнерских отношений служат залогом их результативности, а также помогают исключить возникновение недопонимания и конфликтов.
Взаимоуважение неизменно помогает найти общий язык и удобное для обеих сторон решение любой спорной ситуации. В штат аутсорсинговых компаний входят профессионалы с большим стажем практической деятельности. Они никогда не останавливаются в своем развитии: мониторят изменения в законодательной базе, изучают передовой опыт коллег, расширяют собственную компетенцию и дорожат своей репутацией.
Чтобы успешно выполнять договорные обязательства, аутсорсеру необходимо понять специфику конкретного бизнеса, в чем лучшей помощью станет ваша поддержка и доброжелательность.
