7 этапов перехода на бухгалтерский аутсорсинг

18.05.2020
7 этапов перехода на бухгалтерский аутсорсинг

Аналитический этап

Нередко проблемы в работе бухгалтерии возникают из-за неправильной организации работы отдела, либо из-за не соответствующей уровню возникающих задач квалификации сотрудников. Если устранить выявленные в ходе анализа состояния дел в организации недочеты, наладить бизнес-процесс, принять на работу квалифицированный персонал, то потребность в бухгалтерском аутсорсинге может отпасть.

Итоговое решение

На этом этапе рекомендуется подготовить таблицу, в которой, для наглядности, в финансовом эквиваленте отразить и сравнить расходы по содержанию штатных сотрудников и использованию услуг аутсорсинга бухгалтерии.

Прежде всего, потребуется определить и четко сформулировать перечень предоставляемых подрядчиком услуг. Это могут быть отдельные операции, решение основных задач либо исполнение всех возможных бухгалтерских функций. Еще один нюанс – использование разовых услуг или сотрудничество на постоянной основе.

Следует учесть, что получить максимальную экономию, достигающую 40-60%, можно только в случае передачи аутсорсеру полномочий по ведению бухгалтерии в полном объеме, хотя и аутсорсинг части задач экономически выгоден.

Выбор исполнителя

Это наиболее ответственный этап, который требует детального рассмотрения в отдельной статье. Профессионализм аутсорсера – ключевой фактор, предопределяющий эффективность работы бухгалтерии и коммерческую успешность организации.

Подготовка договора на аутсорсинг бухгалтерии

В процессе составления контракта о предоставлении услуг аутсорсинга особое внимание следует уделить нескольким пунктам, положения которых наиболее важны для организации надежного и качественного сотрудничества:

  • перечень услуг, которые обязуется предоставить исполнитель;
  • сроки, в которые должны быть подготовлены необходимые данные и предоставлены результаты;
  • ответственность подписывающих договор сторон, санкции за нарушение договорных обязательств;
  • особенности расторжения договора.

Необходимо убедиться, что все положения соглашения сформулированы предельно понятно, точно и не допускают двойной трактовки. Так будет достигнут высокий уровень партнерских отношений, а заказчик услуг – защищен от возможных проблем и ошибок.

Заключение договора

Действующие в России законы не предусматривают регламентацию срока действия соглашения об оказании услуг аутсорсинга бухгалтерии. Стороны самостоятельно определяют его, исходя из специфики и объема решаемых задач. Во избежание в дальнейшем дополнительных организационных хлопот рекомендуется изначально предусмотреть возможность пролонгации (продления срока действия) договора и условия реализации этой опции.

Также следует оговорить условия, на которых одна из сторон может инициировать досрочное расторжение соглашения. Важно прописать для такой ситуации порядок компенсации ущерба и/или оплаты понесенных противоположной стороной затрат.

Помимо этого, необходимо определить устраивающие обе стороны условия (способы, сроки и т.п.) обмена деловыми сведениями.

Переход на аутсорсинг

Затраты на оплату услуг аутсорсинговой компании относятся к управленческим расходам и указываются в письменном соглашении без учета налога на добавленную стоимость.

В ситуации, когда бухгалтерская документация за какой-либо период отсутствует или имеется не в полном объеме (например, по причине болезни штатного бухгалтера), аутсорсеры сумеют восстановить необходимые учетные данные. Эта задача также должна быть задекларирована в договоре.

Определение алгоритма и методов взаимодействия

После подписания контракта заказчику потребуется только передать аутсорсеру пакет обязательной для ведения бухгалтерской деятельности документации: договора поставок и оказания услуг, купли-продажи, документы о покупке основных средств, приказы по кадрам и пр.

По завершению отчетного периода (в зависимости от выбранной системы налогообложения), после оформления в соответствии с действующими правилами и подписания, документы должны быть переданы в налоговую инспекцию. Все документы, которые переданы аутсорсеру в течение года, вносят в общий реестр, который формируют после получения от исполнителя годового отчета. Пакет документации может быть возвращен заказчику услуг вместе с описью, либо оставаться на хранении у аутсорсинговой компании.


ГлавБухПлюс
454010, Россия, Челябинская область, Челябинск, Дзержинского, 84
+7 (351) 217-06-89
Вернуться к списку
Ольга Бузанова, Ведущий бухгалтер
Просмотров: 81


Вас также может заинтересовать