Аналитический этап
Нередко проблемы в работе бухгалтерии возникают из-за неправильной организации работы отдела, либо из-за не соответствующей уровню возникающих задач квалификации сотрудников. Если устранить выявленные в ходе анализа состояния дел в организации недочеты, наладить бизнес-процесс, принять на работу квалифицированный персонал, то потребность в бухгалтерском аутсорсинге может отпасть.
Итоговое решение
На этом этапе рекомендуется подготовить таблицу, в которой, для наглядности, в финансовом эквиваленте отразить и сравнить расходы по содержанию штатных сотрудников и использованию услуг аутсорсинга бухгалтерии.
Прежде всего, потребуется определить и четко сформулировать перечень предоставляемых подрядчиком услуг. Это могут быть отдельные операции, решение основных задач либо исполнение всех возможных бухгалтерских функций. Еще один нюанс – использование разовых услуг или сотрудничество на постоянной основе.
Следует учесть, что получить максимальную экономию, достигающую 40-60%, можно только в случае передачи аутсорсеру полномочий по ведению бухгалтерии в полном объеме, хотя и аутсорсинг части задач экономически выгоден.
Выбор исполнителя
Это наиболее ответственный этап, который требует детального рассмотрения в отдельной статье. Профессионализм аутсорсера – ключевой фактор, предопределяющий эффективность работы бухгалтерии и коммерческую успешность организации.
Подготовка договора на аутсорсинг бухгалтерии
В процессе составления контракта о предоставлении услуг аутсорсинга особое внимание следует уделить нескольким пунктам, положения которых наиболее важны для организации надежного и качественного сотрудничества:
- перечень услуг, которые обязуется предоставить исполнитель;
- сроки, в которые должны быть подготовлены необходимые данные и предоставлены результаты;
- ответственность подписывающих договор сторон, санкции за нарушение договорных обязательств;
- особенности расторжения договора.
Необходимо убедиться, что все положения соглашения сформулированы предельно понятно, точно и не допускают двойной трактовки. Так будет достигнут высокий уровень партнерских отношений, а заказчик услуг – защищен от возможных проблем и ошибок.
Заключение договора
Действующие в России законы не предусматривают регламентацию срока действия соглашения об оказании услуг аутсорсинга бухгалтерии. Стороны самостоятельно определяют его, исходя из специфики и объема решаемых задач. Во избежание в дальнейшем дополнительных организационных хлопот рекомендуется изначально предусмотреть возможность пролонгации (продления срока действия) договора и условия реализации этой опции.
Также следует оговорить условия, на которых одна из сторон может инициировать досрочное расторжение соглашения. Важно прописать для такой ситуации порядок компенсации ущерба и/или оплаты понесенных противоположной стороной затрат.
Помимо этого, необходимо определить устраивающие обе стороны условия (способы, сроки и т.п.) обмена деловыми сведениями.
Переход на аутсорсинг
Затраты на оплату услуг аутсорсинговой компании относятся к управленческим расходам и указываются в письменном соглашении без учета налога на добавленную стоимость.
В ситуации, когда бухгалтерская документация за какой-либо период отсутствует или имеется не в полном объеме (например, по причине болезни штатного бухгалтера), аутсорсеры сумеют восстановить необходимые учетные данные. Эта задача также должна быть задекларирована в договоре.
Определение алгоритма и методов взаимодействия
После подписания контракта заказчику потребуется только передать аутсорсеру пакет обязательной для ведения бухгалтерской деятельности документации: договора поставок и оказания услуг, купли-продажи, документы о покупке основных средств, приказы по кадрам и пр.
По завершению отчетного периода (в зависимости от выбранной системы налогообложения), после оформления в соответствии с действующими правилами и подписания, документы должны быть переданы в налоговую инспекцию. Все документы, которые переданы аутсорсеру в течение года, вносят в общий реестр, который формируют после получения от исполнителя годового отчета. Пакет документации может быть возвращен заказчику услуг вместе с описью, либо оставаться на хранении у аутсорсинговой компании.
